VERI*FACTU

 

• ¿QUÉ ES?

Los términos VERI*FACTU o reglamento VERI*FACTU son formas abreviadas, coloquiales y significativas –aunque inexactas– de referirse al reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

El Reglamento VERI*FACTU al que se hace referencia se regula en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

 

• ¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO A CUMPLIR CON EL REGLAMENTO VERI*FACTU?

a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Con excepción de las entidades exentas y parcialmente exentas, salvo por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del Impuesto sobre Sociedades. Tampoco se aplicará a las entidades fiscales que tengan su domicilio fiscal en País Vasco o Navarra.

b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

 

Quedarán excluidos de cumplir con el reglamento VERI*FACTU:

– Los empresarios adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII). Ya sea su adscripción obligatoria o voluntaria.

– Todas aquellas operaciones que no deban documentarse en factura, así como aquellos otros supuestos que dispongan de autorizaciones específicas, emitidas por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para no emitir facturación.

– Con carácter general, quedan excluidos de la aplicación del Reglamento VERI*FACTU los contribuyentes acogidos a los regímenes de la agricultura, ganadería y pesca, régimen simplificado y de recargo de equivalencia.

Si que quedarán obligados a cumplir el Reglamento cuando utilicen un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas con relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.

Por consiguiente, debe entenderse que cualquiera que sea la razón por la que un empresario emita facturas o facturas simplificadas mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF), deberá adoptar sus sistemas a la normativa derivada del RD 1007/23 y su OM de desarrollo.

 

• ¿A QUÉ DOCUMENTOS AFECTA EL REGLAMENTO?

Los únicos documentos afectados por este reglamento son las FACTURAS, tanto las «completas u ordinarias» como las simplificadas, no afectando a ningún otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios, como albaranes, notas de entrega u otros documentos similares.

 

• ¿QUÉ SE ENTIENDE POR SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN (SIF)?

Un sistema informático de facturación (SIF) es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

– Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. Como ejemplos típicos:

– Conservar la información de facturación, dentro o fuera del SIF.

– Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice dicho procesamiento (en el propio SIF o en otro sistema informático que tenga acceso a dicha información).

Es decir, implica que la información capturada y guardada electrónicamente de las facturas expedidas sea procesada con otras finalidades, obteniendo nuevos resultados derivados de ella, como puede ser la confección de los libros registros de IVA, los libros registros de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

 

¿A qué sistemas informáticos se aplica el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?

Solo a aquellos que se utilicen para expedir facturas (incluyendo las facturas simplificadas), es decir, a los sistemas informáticos de facturación (SIF), siempre y cuando sean utilizados por obligados a expedir facturas (completas o simplificadas, tanto a otros empresarios como a consumidores finales) a quienes les aplique el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Los empresarios que expidan facturas sin utilizar un Sistema Informático de Facturación no estarán obligados a aplicar el Reglamento VERI*FACTU, es el caso de empresarios que únicamente expidan facturas de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, pudiendo utilizar para ello plantillas que se encuentren en formato Word, Excel, Numbers, Apple Pages… incluso pudiendo almacenar las facturas.

Así, el reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

– Introducir los datos de las facturas.

– Expedir e imprimir las facturas.

– Conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

 

• CERTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

La Certificación de un producto SIF es obligatoria y es la forma en que su PRODUCTOR certifica que dicho producto SIF cumple con los requisitos exigidos en la normativa al respecto. De esta forma el usuario puede utilizar ese producto con total tranquilidad. La Certificación mediante Declaración Responsable le corresponde, según lo establecido en el RRSIF al productor (fabricante o desarrollador) de dicho SIF, no se requiere de procesos de certificación realizados por otras personas, entidades u organismos independientes –y, por tanto, ajenos al productor– que se dediquen a este tipo de tareas, sino que se trata de una “auto-certificación” del propio productor del producto SIF realizada como Declaración Responsable e incorporada al producto.

Cada versión, por pequeña variación que introduzca, es un producto distinto de los anteriores, con un funcionamiento particular, por lo que es necesario que el productor de dicha versión del SIF certifique expresamente que dicha versión cumple con los requisitos exigidos, emitiendo e incorporando en el producto la correspondiente Declaración Responsable.

La TENENCIA de un SIF que no cumpla las especificaciones del Reglamento VERI*FACTU constituye una infracción grave y se sanciona con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio.

 

• MODALIDADES DE CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO VERI*FACTU

Para cumplir con el reglamento VERI*FACTU es obligatorio adaptar los Sistemas Informáticos de Facturación al reglamento, esto se consigue optando por una de las modalidades posibles, la modalidad VERI*FACTU y la modalidad no VERI*FACTU o sistema de emisión de facturas no verificable.

En ambas modalidades será obligatorio el código QR impreso en la factura completa o simplificada emitida, ya se emita en formato electrónico o en papel.

El contribuyente es LIBRE de escoger la modalidad con la que cumplir el reglamente VERI*FACTU, ya sea optando por la modalidad VERI*FACTU o por la modalidad no VERI*FACTU.

 

• • • Modalidad VERI*FACTU

La modalidad VERI*FACTU supone la remisión en línea a la AEAT de todos los registros de facturación expedidos por el SIF. Esto hace innecesaria la implementación de otras características de seguridad, a la vez que exime de responsabilidades de conservación y custodia de los registros a los usuarios de los mismos. En esta modalidad no será necesaria la incorporación de la huella o hash, ni de la firma electrónica, ni tampoco de la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema.

La opción a la modalidad VERI*FACTU se entenderá realizada de forma tácita por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta el fin del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío voluntario de los registros de facturación.

Es decir, si en algún momento del año natural remitimos automáticamente facturas a la AEAT, nos vincula de manera obligatoria durante todo lo que quede de año a cumplir con la modalidad VERI*FACTU, sin posibilidad de cambiarnos a la modalidad no VERI*FACTU hasta que finalice el año natural.

La opción de esta modalidad tendrá como ventajas, entre otras, la de disponer de servicios electrónicos proporcionados por la Agencia Tributaria que les faciliten la presentación de los libros registros de facturas expedidas, completándolos a partir de la información que ya se suministró al remitir los registros de facturación, así como ayudas en la confección de las autoliquidaciones.

En la modalidad VERI*FACTU, en las facturas completas o simplificadas expedidas deberá de aparecer la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

 

• • • Modalidad de sistemas de emisión de facturas no verificable

La modalidad de sistemas de emisión de facturas no verificable es la otra modalidad existente para cumplir con el Reglamento VERI*FACTU. En esta modalidad no existe remisión directa y automática a la AEAT de los registros de facturación, lo que implica que se requieran de instrumentos de seguridad adicionales para garantizar la inalterabilidad de su contenido, tales instrumentos son la huella o hash, la firma electrónica de cada registro de facturación y de evento, así como la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema. Además, el sistema debe permitir la posibilidad de exportación de los registros de facturación y de eventos, y ofrecer la comprobación de varios requisitos (huella, firma, encadenamiento…) de los registros de facturación y de evento.

 

• CALENDARIO DE ENTRADA EN VIGOR

– Para contribuyente del Impuesto de Sociedades: 1 de enero de 2026.

– Para contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, y para las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas: 1 de julio de 2026.

 

• OTRAS CUESTIONES

¿Se puede implementar un sistema de pre-facturación (facturas proforma) o borradores, antes de expedir y registrar una factura?

A efectos informáticos, el sistema de generación de facturas pro-forma o sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad. Conviene, a efectos de control interno, que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.

Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.

 

Soy una persona física que me dedico a alquilar viviendas y locales de negocio, ¿debo adaptar mi sistema informático de facturación al Reglamento VERI*FACTU?

Para ello es preciso determinar si el arrendamiento realizado supone la realización de actividad económica o por el contrario es fuente de rendimientos del capital inmobiliario. Para la consideración como actividad económica se exige que se utilice, al menos una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa.

Por lo tanto, si la actividad no tiene consideración empresarial, no será actividad económica en el sentido del artículo 3.1.b) RRSIF, y en ese caso el arrendador no deberá adaptarse porque no se está desarrollando actividad económica.

No obstante, si se trata de un alquiler de un apartamento turístico y se ofrecen servicios complementarios, propios de la industria hotelera, los rendimientos que obtiene por el alquiler son rendimientos de actividades económicas, y, por lo tanto, las facturas que se emitan en este contexto deben entenderse incluidas en el ámbito objetivo del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).

 

Las facturas expedidas por empresarios o profesionales residentes en España a empresarios o particulares en el extranjero, ¿se está obligado a cumplir con el reglamento VERI*FACTU?

Sí, todas las operaciones respecto de las cuales empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) deban emitir factura con arreglo a la normativa vigente (especialmente de acuerdo con el Reglamento de Obligaciones de Facturación aprobado por RD 1619/2012) se someten al reglamento VERI*FACTU. Lo anterior incluye tanto las exportaciones como las entregas intracomunitarias de bienes y las prestaciones internacionales o intracomunitarias de servicios.

 

Si un empresario delega la facultad de expedir la factura en su cliente (autofactura) ¿Quién genera el registro de facturación de alta para cumplir con el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de información?

En el caso planteado, y por lo que se refiere a las obligaciones impuestas por el RRSIF, si el proveedor ha delegado la expedición material de la factura en su cliente, es el cliente quien, además de expedir materialmente dicha factura, deberá generar el registro de facturación de alta que exige el RRSIF, y, en caso de que el cliente haya adoptado la modalidad «VERI*FACTU», remitir dicha factura a la AEAT.

No obstante, si el cliente lleva los libros registros de facturación mediante el suministro inmediato de información, o SII, queda excepcionado del cumplimiento de las obligaciones previstas en el reglamento VERI*FACTU para dichas operaciones.

Es decir, en aquellos casos en que el proveedor haya delegado la expedición de la factura en el cliente, habrá que cumplir, o no, con el Reglamento VERI*FACTU en función de la situación en la que se encuentre el cliente que emite la factura y no del proveedor. Para ver si se debe o no cumplir con el reglamento VERI*FACTU habrá que estar a la situación de la persona que emite materialmente la factura (el cliente), y no del que venía obligado por la normativa (el proveedor).

 

¿Tengo que incluir el código QR en los albaranes (o notas de entrega)?

No. El código «QR» tributario solo se añade a las facturas –sean «completas u ordinarias» o simplificadas, sean en papel o electrónicas– expedidas por los sistemas informáticos de facturación afectados por el RRSIF.